Digitalizacija arhivov
Fizični arhivi zasedajo prostor in onemogočajo hitro iskanje. Naša storitev vključuje skeniranje dokumentov, njihovo indeksiranje in nalaganje v centralni sistem.
Uporabljamo OCR tehnologijo, ki omogoča iskanje po vsebini dokumentov, ne le po imenih datotek.
- Skeniranje in obdelava dokumentov različnih formatov
- Avtomatsko prepoznavanje besedila
- Ustvarjanje digitalnih kopij z možnostjo iskanja
- Uničenje ali vrnitev fizičnih dokumentov po dogovoru
Avtomatizacija delovnih tokov
Veliko dokumentov mora preteči skozi več stopenj odobritev preden postanejo veljavni. Ročno posredovanje povzroča zamude in zmedo.
Nastavimo avtomatske procese, ki dokumente usmerijo na prave osebe ob pravem času, pošljejo obvestila in arhivirajo zaključene dokumente.
- Definiranje procesnih korakov in pogojev
- Avtomatsko usmerjanje dokumentov
- E-poštna obvestila in opomniki
- Zgodovina vseh akcij in sprememb
Integracija sistemov
Podjetja že imajo nameščene različne programske rešitve. Naša naloga je povezati dokumentni sistem z obstoječimi orodji, kot so ERP, CRM ali računovodski programi.
Tako se podatki ne podvajajo, dokumenti pa so dostopni tam, kjer jih potrebujete.
- API povezave z obstoječimi sistemi
- Sinhronizacija podatkov v realnem času
- Enotna prijava v vse sisteme
- Testiranje in optimizacija povezav
Usposabljanje zaposlenih
Najboljši sistem ne bo učinkovit, če ga zaposleni ne znajo pravilno uporabljati. Organiziramo praktične delavnice, prilagojene različnim vlogam v podjetju.
Vodstvo se nauči spremljanja statističnih podatkov, administratorji nastavitev sistema, končni uporabniki pa vsakodnevnega dela z dokumenti.
- Delavnice po vlogah in nalogah
- Praktične vaje na dejanskih primerih
- Pisna navodila in video posnetki
- Podpora tudi po zaključku usposabljanja
Tehnična podpora 24/7
Dokumentni sistem mora delovati brezhibno. Vsaka motnja povzroči zastoje in izgubo produktivnosti.
Naša ekipa spremlja delovanje sistema, opravlja preventivna posodobitve in v primeru težav reagira takoj.
- Nonstop dostopnost tehničnega tima
- Redne varnostne kopije
- Nadzirani posodobitve sistema
- Mesečna poročila o delovanju